Automazioni
Tutto quello che Firekeeper fa da solo.
La regola con cui è costruita l’app: ogni cosa che si può automatizzare è automatizzata. Vendi e nasce il documento, compri e nasce la scadenza, consegni e nasce la bolla, incassi e nasce la scrittura contabile. Per ogni passaggio scegli tu se lasciarlo andare da solo o se metterci la tua conferma, e tutto quello che l’app fa lascia una traccia con data, ora ed esito.
Dalla vendita all’ordine
Il cliente dice sì e la catena parte.
Quando segni un preventivo come accettato, Firekeeper fa nascere la commessa, genera il contratto e lo manda in firma, e prepara gli ordini ai fornitori. Prima di confermare ti elenca tutto quello che succederà, con i dati veri: quanti ordini, a chi, per quanto, cosa verrà prenotato dal magazzino, chi riceverà l’avviso.
- Ordini automatici dal preventivoUn ordine per ogni fornitore, con il suo codice articolo, le quantità sommate e arrotondate alle scatole intere, i prodotti composti già divisi nei loro pezzi. Il valore si calcola da solo.
- Il pilota automaticoCon l’interruttore acceso le email ai fornitori partono da sole, con il PDF dell’ordine allegato e lo stato aggiornato. Con la verifica umana gli ordini nascono pronti e le email le mandi tu.
- La risposta del fornitore letta dall’intelligenza artificialeOgni ordine parte con un indirizzo di risposta suo. Quando il fornitore risponde, la sua email rientra sull’ordine giusto, allegati compresi, e l’intelligenza artificiale la legge: confermato con data di consegna, colli e peso timbrati sull’ordine; problema riassunto voce per voce («ordinati 20 metri, confermati 15, prezzo da 2,00 a 2,40 €»); oppure domanda. Il verdetto arriva su Slack.
- Il DDT dalla confermaDa una conferma pulita del fornitore può nascere da solo il documento di trasporto. Da un problema no: i problemi si fermano da te.
- Mai un ordine spedito due volteNessun automatismo rispedisce un ordine già partito: il pilota automatico guarda il timbro di invio e si ferma. Il rinvio è sempre una decisione di una persona.
- Il magazzino prenotatoLa merce già in casa viene prenotata per la commessa; quella ordinata si prenota da sola quando arriva, perché l’ordine sa per quale lavoro è nato.
- Il contratto e la firmaIl contratto nasce compilato con i dati dell’affare, parte per email con il tasto «Firma il contratto», il cliente firma con il codice ricevuto via SMS e il documento firmato torna in archivio da solo. Gli ordini ai fornitori aspettano la firma.
- La richiesta segue il preventivoQuando il preventivo parte, la richiesta passa a «preventivato»; quando il cliente accetta o rifiuta, la richiesta si chiude con l’esito giusto. Nessuna lavagna da aggiornare a mano.
- Il modulo del tuo sitoChi compila il modulo di contatto diventa una richiesta in lista, con priorità alta e un avviso su Slack. Un contatto commerciale non aspetta il lunedì.
- Il negozio onlineUn ordine sul sito alle undici di sera diventa da solo cliente, richiesta, preventivo accettato e commessa, e con il pilota automatico anche gli ordini ai fornitori partono da soli. Il cliente finale riceve la conferma quando il fornitore conferma.
- Annullare disfa tuttoSe il cliente ci ripensa, «Annulla commessa» annulla i preventivi e gli ordini, prepara le email di annullo per i fornitori, libera la merce prenotata e cancella le fatture in bozza.
- Il preventivo accettato si blindaUn accordo con il cliente non si tocca per sbaglio: il preventivo si blocca da solo, e per modificarlo devi sbloccarlo apposta.
Avvisi
Ti scrive quando serve una tua mossa. E tace quando non serve.
Gli avvisi arrivano su Slack, nel canale dell’argomento, e le stesse spie le trovi in cima alla pagina iniziale dell’app. Si avvisa chi deve agire, mai chi ha già agito: se il preventivo lo accetti tu, l’avviso arriva all’amministrazione che deve generare gli ordini. Le cose ricorrenti arrivano riepilogate, e se non c’è niente da dire non arriva niente.
- Preventivo accettato: ordini da generareLa staffetta tra commerciale e amministrazione, che prima era una telefonata.
- Preventivo accettato o rifiutato dal clienteAl commerciale di quel cliente, e solo a lui.
- Fattura scartata dallo SDIBlocca l’incasso: la direzione lo sa al secondo, con il motivo scritto in italiano.
- Risposta del fornitoreConferma, problema o domanda, già letti e riassunti dall’intelligenza artificiale.
- Contratto firmatoIl cliente ha firmato con il codice: il documento è già in archivio. Se la firma va in errore, lo sai subito.
- Intervento assegnato o spostatoAl tecnico interessato. Merce da preparare al magazzino, raggruppata per commessa.
- Ordine dal negozio e richiesta dal sitoIl sito ha consegnato una vendita o un contatto, e l’app ha già creato tutto.
- Fattura di un fornitore sopra la sogliaUna fattura grossa entrata dallo SDI suona subito: fornitore, numero, totale, scadenza. La soglia la decidi tu.
- Richiesta di ferie o permessoA chi deve decidere; la risposta torna solo a chi ha chiesto.
- Il giro del mattino, alle 6:45Ogni mattina Firekeeper controlla quello che nessun evento segnala da solo e manda un riepilogo per argomento: preventivi accettati senza ordini, scorte sotto la soglia di riordino, scaduti da incassare e da pagare con il totale in euro, commesse sotto margine, DDT da emettere, merce consegnata e non fatturata, fatture dei fornitori entrate dallo SDI, ritenute da versare entro il 16.
- Lo stesso avviso non si ripeteSe il riepilogo di stamattina è identico a quello di ieri, non riparte: torna dopo una settimana, o subito appena qualcosa cambia. Gli allarmi tecnici invece suonano sempre.
- Un avviso non consegnato è un avvisoSe Slack non risponde, il lavoro va avanti lo stesso e parte un allarme corto che dice quale avviso non è passato e perché.
- Le soglie sono tueGiorni di anticipo, percentuale di margine minima, importo oltre cui una fattura suona: li scrivi una volta e valgono insieme per gli avvisi e per le spie.
- Il diario in casaOgni cosa fatta dall’app lascia un timbro sul documento e sulla commessa: cosa è successo, com’è andata, quando. Verde fatto, rosso fallito, ambra da controllare.
Magazzino e consegne
La merce si muove e i documenti nascono da soli.
La giacenza non si scrive a mano: nasce dai movimenti, con il costo reale di ogni lotto e il metodo FIFO. Ogni arrivo, ogni prelievo e ogni consegna aggiornano da soli l’ordine, la commessa, il margine e il documento di trasporto.
- La bolla fotografataFotografi il DDT del fornitore e l’intelligenza artificiale lo trasforma in righe di carico, già appoggiate sugli articoli dell’ordine. Le quantità restano in ambra finché una persona non le conferma guardando il bancale.
- L’ordine che si aggiorna da soloCarichi quello che è arrivato e l’ordine passa a «parzialmente ricevuto» con il conto per riga; all’ultima consegna scatta «ricevuto».
- Il DDT nasce quando la merce esceUna consegna dall’app del magazziniere o uno scarico dalla commessa creano il documento di trasporto con cliente e quantità già dentro, nella linguetta «Da emettere». Dal DDT, un tasto fa la fattura, anche riepilogativa di più consegne.
- La pistola riconosce gli arriviSpari un codice e, se quella merce la stavi aspettando da un ordine, l’app apre da sola la registrazione dell’arrivo sull’ordine giusto.
- Il margine che si aggiornaOgni prelievo per una commessa entra nel suo consuntivo al costo FIFO. Ogni euro conta una volta sola: la merce comprata apposta non viene ricontata.
- Un bancale, più cantieriUn prelievo solo diviso tra più commesse: ognuna riceve la sua quota con il suo costo esatto.
- I resi fanno i contiIl reso dal cliente rientra come lotto al costo originario e abbassa il costo della commessa; il reso al fornitore esce dal lotto preciso con la sua causale.
- Scorte sotto sogliaOgni articolo ha la sua soglia di riordino; chi scende sotto compare nel giro del mattino e tra le spie.
- Lotti e scatoleLe quantità parlano la lingua del listino («100 mq · 50 scatole da 2») e il vincolo delle scatole intere si vede prima, nel tastierino, non dopo come rifiuto.
- Codici a barre per tuttiAi prodotti senza codice l’app genera un EAN-13 interno all’importazione, e stampa le etichette anche a decine di migliaia.
Fatturazione
Dall’app allo SDI, e ritorno.
La fattura nasce dalla commessa, dal preventivo, dal DDT, dallo stato di avanzamento o dai canoni, già vestita con le regole del cliente. L’XML si genera e parte da solo, lo stato si aggiorna da solo, e le fatture dei tuoi fornitori entrano già compilate.
- Esito SDI senza controllare la PECInviata, consegnata o scartata: l’intermediario richiama Firekeeper e lo stato cambia da solo. Lo scarto porta il codice e la descrizione in chiaro, più il suggerimento.
- Le fatture dei fornitori già compilateFornitore riconosciuto dalla partita IVA e creato se nuovo, detraibilità dell’IVA e reverse charge ereditati dalla sua scheda, imponibile e IVA dal tracciato, aggancio all’ordine di acquisto se l’importo ci sta.
- I canoni di notteAlla scadenza la fattura del canone nasce in bozza con il periodo in causale, oppure, se lo decidi contratto per contratto, parte anche verso lo SDI da sola.
- La nota di credito compilataDalla fattura trasmessa, un tasto prepara la nota di credito con le stesse righe e il collegamento già fatto: alla consegna abbassa da sola il «da incassare» dell’originale.
- Gli acconti sanno quanto restaQuando scali un acconto, l’app ti propone il residuo, non l’intero, e lo scrive anche nel file per lo SDI.
- Il cliente estero riconosciutoScrivi la partita IVA e l’app capisce la nazione: il tracciato si compila nel modo giusto per l’estero, senza provincia italiana e con il codice destinatario riservato ai non residenti.
- La conservazione con il frenoSe non risulta chi conserva le fatture a norma, la fattura non parte e non consuma il numero.
- Le regole dei documenti ereditatePagamento, scadenza, split payment, reverse charge, dicitura fissa: li scrivi una volta sull’azienda o sul cliente, e ogni documento nuovo nasce già così.
- Le email con la tua vestePreventivi, ordini, DDT, contratti e fatture di cortesia partono dall’app con destinatari dall’anagrafica, testo pronto e allegato, e finiscono nel registro degli invii.
Contabilità e banca
La partita doppia la scrive l’app.
Registri un incasso o un pagamento e la scrittura contabile nasce da sola, in equilibrio. Il conto corrente collegato porta i movimenti la notte, e per ognuno Firekeeper propone la fattura giusta con il motivo in chiaro. Tu confermi, e nascono insieme incasso, scrittura e chiusura della partita.
- Le scadenze dall’arrivo della merce«Pagamento a 60 giorni» parte da quando la merce è entrata davvero in magazzino. Per consulenze e bollette, dalla data della fattura. Ogni rata dichiara da quando decorre.
- Le rate dalle condizioni del fornitoreScrivi una volta come paga un fornitore, anche 30/60/90 fine mese con IVA a 30, e ogni sua fattura apre le rate giuste, che quadrano al centesimo con il debito.
- L’acconto scalatoUn acconto versato prima della fattura si scala dalla prima rata e il giroconto tra i conti lo fa il database.
- La banca che proponeImporto esatto, nome nella causale, numero della fattura: ogni movimento arriva con la proposta e il grado di certezza. I sicuri si confermano in blocco. Un bonifico che paga dieci fatture si ripartisce da solo.
- Open Banking di notteIl conto collegato in sola lettura scarica i movimenti ogni notte; la mattina li trovi da riconciliare. Lo stesso movimento non entra mai due volte, nemmeno se importi anche il file.
- Registrato a mano, ricucitoSe un incasso l’hai già registrato e poi il bonifico compare in banca, l’app lo riconosce e ti propone di collegarli.
- Le fatture in codaLe fatture di vendita e di acquisto arrivano in prima nota con la scrittura già proposta e quadrata; tu scegli il conto e confermi. Un conto sbagliato si sposta con un giroconto in regola.
- Liquidazione IVA e F24Il conto del periodo riga per riga, in tutti i regimi, con il numero da scrivere sull’F24, la scadenza e il codice tributo. Alla chiusura nasce la scrittura verso l’Erario.
- Rimanenze, ratei e riscontiIl valore del magazzino a fine anno lo sa l’app, lotto per lotto; le spese a cavallo d’anno si ripartiscono giorno per giorno. Un tasto registra la scrittura di assestamento.
- Gli ammortamentiLa categoria del bene decide aliquota e conti; a fine anno vedi la quota per ogni bene e registri una scrittura sola. Alla vendita, plusvalenza o minusvalenza calcolate prima.
- Le note spese completeScrivi il totale e nasce l’imponibile, o il contrario, con l’IVA al centesimo. La spesa approvata entra in coda con i conti già proposti.
- Le ritenute da versareQuando trattieni una ritenuta a un professionista, l’app ti ricorda il versamento entro il 16 del mese dopo, mese per mese.
Intelligenza artificiale
Legge, trascrive e propone. Confermi tu.
L’intelligenza artificiale fa il lavoro noioso: leggere un listino in PDF, una bolla fotografata, l’email di un fornitore, e trasformarli in righe. Ogni proposta porta con sé i dati da cui è nata, e niente si scrive finché una persona non conferma.
- Il listino da Excel, in trenta secondiL’assistente legge le intestazioni e qualche riga del file e presenta la mappatura già fatta. La mappatura si salva per fornitore.
- Il listino da PDF o da fotoButti dentro il PDF o la foto di un listino di carta e ne escono prodotti, codici e prezzi pronti da caricare.
- Il preventivo da una descrizioneScrivi come parli («40 mq di gres 60×60 posato, battiscopa, colla e primer») e l’app propone le righe dal tuo listino, con quantità e prezzi.
- Il prodotto composto da una fraseDescrivi com’è fatto («profilo in barre da 2,90 m, vetro 3 mq al metro, guarnizione sul perimetro») e la ricetta si costruisce da sola.
- Il report del periodoScegli due date e l’analisi dell’andamento te la scrive l’intelligenza artificiale, con i tuoi numeri e il sigillo che dice chi l’ha scritta.
- L’assistente che risponde ai tuoi dati«Quanto ho fatturato a luglio?», «quali clienti hanno rate scadute?»: la risposta in italiano, con il tasto che mostra la tabella vera sotto.
- La Sentinella che spiegaUn consulente virtuale legge le quattro spie di ogni commessa e il track record dei venditori, e scrive in ordine di gravità dove stai perdendo soldi.
- Il consiglio del giornoNella pagina iniziale l’assistente suggerisce la mossa più utile del momento, con il collegamento alla pagina giusta.
Propone, confermi tu
Ogni automazione ha il suo interruttore e, dove ha senso, la sua soglia. Il pilota automatico lo accendi tu, modulo per modulo.
Ogni cosa lascia un timbro
La pagina Automatismi si apre sui falliti, con il motivo vero e il tasto che porta dove il fatto è successo. Un fatto non si corregge: si risolve.
Mai un numero falso
Se una lettura non riesce, l’app scrive un trattino e te lo dice. «Non c’è» e «non lo so» sono due cose diverse.
Il tempo che risparmi è tuo.
Ti mostriamo le automazioni sui tuoi documenti, in una chiamata.